FALLSTUDIEN

Eine Standardlösung – viele Einsatzmöglichkeiten

Eine der größten Stärken von D4InfoNet ist der Einsatz ein und derselben Standardlösung als Basis für all unsere Kunden ­– auch wenn die jeweilige Nutzung sehr unterschiedlich ist. Damit Sie eine Idee davon bekommen, welche Vorteile D4InfoNet für Ihr Unternehmen bieten kann, haben wir eine Reihe von Fallstudien für Sie zusammengestellt.

Einblicke in die Nutzung von D4

Sehen Sie im folgenden Video zusammengefasst, wie die Unternehmen Løgstrup Steel, NNE und Falck D4InfoNet nutzen. Für weitere Kunden-Erfahrungen mit D4InfoNet empfehlen wir Ihnen, die Videos der einzelnen Unternehmen anzuschauen.

Løgstrup Steel

Løgstrup Steel ist ein produzierendes Unternehmen, welches sich auf Schaltschränke und Steuerungssysteme für die industrielle Nutzung spezialisiert hat. Løgstrup Steel nutzt D4InfoNet zur Optimierung des Qualitäts- und Prozessmanagements, sowohl in der Verwaltung als auch in der Produktion – überall dort, wo Computer im Einsatz sind. Im Folgenden gibt Qualitäts- und Umweltkoordinator Mick Larsen einen Einblick in die tägliche Nutzung von D4InfoNet bei Løgstrup Steel.

NNE

NNE ist ein beratendes Ingenieurunternehmen in der Pharmaindustrie. NNE ist gemäß verschiedener ISO-Normen zertifiziert und hat daher höchste Qualitätsstandards zu erfüllen. Sehen Sie, wie Global Quality Director Henrik Feldthusen darüber berichtet, wie D4InfoNet als Tool zur Optimierung des Qualitätsmanagements eingesetzt wird.

Falck

Falck hilft weltweit Menschen in Not und ist dafür in fünf verschiedenen Geschäftsbereichen tätig: Notfallhilfe, Pannenhilfe, Gesundheitswesen, Sanitätsdienste und Global Assistance.

Falck nutzt D4InfoNet weltweit ebenso wie geschäftsbereichsübergreifend. In diesem Video erklärt Global Director QHSE Mette Bojsen, wie Falck D4InfoNet nutzt. Außerdem besuchen wir eine Rettungsstation, in der D4InfoNet den Rettungskräften die Arbeit erleichtert.

Easy Food A/S

„ZERTIFIZIERUNGEN SIND EIN LERNPROZESS, DURCH DEN MAN NUR KLÜGER UND BESSER WIRD“

“Bei einem guten Zertifizierungs- und Auditverfahren geht es vor allem um gegenseitige Offenheit und Ehrlichkeit. Es ist ja nicht so, dass man sich einen Gegner ins Haus holt“, sagt Qualitätsmanager Niels Ravn Schmidt von Easyfood A/S, einer Großbäckerei, die u. a. Starbucks, McDonald’s und COOP beliefert.

Kundeanmeldelse

WARUM HABEN SIE SICH ZERTIFIZIEREN LASSEN?
Die eine unserer Zertifizierungen, gemäß FSSC 22000, ist sehr umfassend und deckt fast alle Bereiche der europäischen Lebensmittelsicherheit ab, jedoch verlangen einige Kunden auch spezielle Zertifizierungen wie IFS, die vor allem für den deutschen und französischen Markt relevant ist. Wir verfügen auch über eine McDonald’s-Zertifizierung und weil wir jetzt in immer mehr internationale Märkte expandieren, werden wahrscheinlich in den nächsten Jahren weitere Zertifizierungen hinzukommen.

WAS BEDEUTEN DIE ZERTIFIZIERUNGEN FÜR IHR UNTERNEHMEN?
Wir wenden dafür recht viele Ressourcen auf. Allein die IFS-Zertifizierung dauert zwei ganze Tage und wir machen zusätzlich regelmäßig interne Audits, bei denen wir Prüfungen gemäß dem Standard durchführen.

Doch die Zertifizierungen öffnen uns die Türen. Denn dank der Zertifizierung auf hohem Niveau wissen neue Kunden gleich von Anfang an, dass unser Unternehmen einem gewissen Standard entspricht. So brauchen wir nicht erst zu erklären, dass wir bei der Produktion alles unter Kontrolle haben, sondern können gleich mit dem Verkaufsgespräch beginnen.

D4InfoNet ist einfach und übersichtlich. Hier sind alle Dokumente an einem Ort zusammengefasst und dank der ausgezeichneten Suchfunktion leicht zu finden.“

WAS WAREN DIE GRÖSSTEN HERAUSFORDERUNGEN BEI DER ZERTIFIZIERUNG?
Ich sehe die Zertifizierung nicht als Herausforderung an, sondern als Lernprozess, durch den man nur klüger und besser wird. Die Auditoren kennen ihr Fachgebiet zu 100 % und ich betrachte das als eine Form der Zusammenarbeit und als Entwicklungsprozess, bei dem auch wir uns durch jedes Audit und jede Rezertifizierung weiter verbessern können.

WAS SIND FÜR SIE DIE GRÖSSTEN VORTEILE VON D4INFONET?
D4InfoNet ist einfach und übersichtlich. Hier sind alle Dokumente an einem Ort zusammengefasst und dank der ausgezeichneten Suchfunktion leicht zu finden. Wir können ein Setup und einen Aufbau einrichten, die dem Standard entsprechen. so können wir ganz systematisch vorgehen, wenn wir das System überprüfen oder interne Audits durchführen. Das ist ganz einfach.

WAS IST IHR BESTER TIPP FÜR EIN GUTES ZERTIFIZIERUNGSVERFAHREN?
Bei einem guten Zertifizierungs- und Auditverfahren geht es vor allem um gegenseitige Offenheit und Ehrlichkeit. Es ist ja nicht so, dass man sich einen Gegner ins Haus holt. Also zeigen wir ihnen ganz offen alles und lernen daraus. Natürlich ist es immer ärgerlich, wenn Abweichungen festgestellt werden. Aber dann weiß man das und kann es korrigieren.

Mein bester Tipp ist also, offen und ehrlich zu sein und einen konstruktiven Dialog über Verbesserungen zu führen. Und zudem sollte man sich für ein digitales Managementsystem entscheiden, das Verfahren, Dokumente und tägliche Berichte an einem Ort verfügbar macht, damit man nicht mit mehreren verschiedenen Systemen hantieren muss.

 

Über Easyfood A/S

Easyfood stellt innovative Qualitätsbackwaren für den Bereich Aufbackwaren und Convenience-Food her und bietet ca. 350 Produkte in seinem Sortiment an. Das Unternehmen produziert an seinem Hauptsitz in der dänischen Stadt Kolding, aber produziert auch international über Partner. Easyfood beschäftigt 150 Mitarbeiter und verkauft seine Produkte in 13 Ländern an Kunden wie Starbucks, McDonald’s, Circle K, 7-Eleven und COOP.

Easyfood erfüllt die dänischen und europäischen Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit und kann dies unter anderem mit einer FSSC 22000-Zertifizierung und einer IFS Food-Zertifizierung nachweisen.

Hvide Sande Shipyard, Steel and Service

„WIR HABEN UNSERE POSITION AUF DEM MARKT GEGENÜBER DEM WETTBEWERB GESTÄRKT“

„Man muss Zeit und Ressourcen aufwenden, um eine Zertifizierung durchzuführen, aber das lohnt sich auf jeden Fall“, sagt Nikolaj Hviid, der bei Hvide Sande Shipyard, Steel and Service für die technische Dokumentation zuständig ist.

Hvide sande Kundeanmeldelse

WARUM HABEN SIE SICH ZERTIFIZIEREN LASSEN?
Wir arbeiten in einer Branche, in der sowohl Behörden als auch Kunden hohe Anforderungen an unsere Dokumentation stellen, was z. B. Sicherheit und Qualität betrifft. Deshalb verfügen wir über eine ganze Reihe von Zertifizierungen, die verschiedene Bereiche unserer Geschäftstätigkeit abdecken.

WAS BEDEUTEN DIE ZERTIFIZIERUNGEN FÜR IHR UNTERNEHMEN?
Ohne Frage ermöglichen die Zertifizierungen den Zugang zu größeren Märkten. Wir können dadurch viel besser nachweisen, dass wir unsere Prozesse unter Kontrolle haben. So haben wir unsere Position auf dem Markt gegenüber dem Wettbewerb gestärkt. Beispielsweise sind wir gerade gemäß EXC4 zertifiziert worden, was bedeutet, dass unsere Schweißqualität Arbeiten an U-Booten und in Reaktoren ermöglicht, die Strahlung enthalten können. Dies ist die weltweit schwierigste Zertifizierung ihrer Art und sendet ein starkes Signal an unsere Kunden, dass wir absolut kompetente Spezialisten sind.

WAS WAREN DIE GRÖSSTEN HERAUSFORDERUNGEN BEI DER ZERTIFIZIERUNG?
Rein technisch betrachtet ist die Einführung eines digitalen Managementsystems und die Durchführung einer Zertifizierung eigentlich recht einfach. Die Menschen und die täglichen Routinen erfordern den größten Einsatz – die Entwicklung unserer Arbeitskultur war die größte Herausforderung.

Wir haben unseren Sitz in Jütland. Hier stürzt man sich nicht so einfach auf etwas Neues. Daher war es eine Herausforderung, alle dazu zu bringen, nach festgelegten Verfahren zu arbeiten und nicht eigenem Gutdünken. Aber das ist uns gelungen.

Wesentlich geholfen haben gründliche Schulungen und eine hartnäckige Qualitätsabteilung, die die Anforderungen durchsetzte. Wir haben auch sehr darauf geachtet, nicht den klassischen Fehler zu machen, alles zu ändern, damit es ins System passt. Es läuft umgekehrt. Das System muss zu den Arbeitsabläufen und Methoden passen, die für uns im Unternehmen natürlich und effizient sind.

WAS SIND IHRER MEINUNG NACH DIE STÄRKEN VON D4INFONET?
Die größte Stärke von D4InfoNet ist, dass wir veraltete Papierversionen von Richtlinien usw. beseitigen konnten. Jetzt wissen wir, dass wir immer die aktuellen Dokumente verwenden, wenn wir mit der Arbeit an einem neuen Auftrag beginnen.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Übersichtlichkeit. Wir erfassen Abweichungen in D4Flow und verwenden D4KeyFigures, um festzustellen, ob beispielsweise Fehler bei Zulieferern gemacht wurden oder in den Zeichnungen vorliegen. So können wir die Problemursachen erkennen und etwas dagegen unternehmen.

Außerdem haben wir eine bessere Kontrolle über den Projektablauf erhalten. Die gesamte Registrierung eines neuen Auftrags erfolgt in D4InfoNet, und die Übertragung vom technischen Projektleiter zum Produktionsleiter und den anderen Verantwortlichen erfolgt ebenfalls im System. Alle Informationen werden nur an einem Ort eingegeben und jeder kann in Echtzeit darauf zugreifen.

Wir planen, eine neue Funktion einzuführen, mit der wir Dokumente für Schulungen an Mitarbeiter senden können. Nachdem sie bestätigt haben, dass sie das Dokument gelesen und verstanden haben, haben wir den Nachweis, dass Änderungen bei Abläufen im Unternehmen bekannt sind, wie es der Standard erfordert. Das ist auch eine intelligente Funktion für die Schulung neuer Mitarbeiter.

WAS IST IHR BESTER TIPP FÜR EIN GUTES ZERTIFIZIERUNGSVERFAHREN?
Mein Rat an andere, die eine Zertifizierung vorhaben, ist, vor allem dafür zu sorgen, ausreichende Ressourcen bereitzustellen, bevor man mit dem Zertifizierungsverfahren anfängt. Es braucht Zeit, ein neues System und neue Arbeitsabläufe einzuführen, aber der Aufwand zahlt sich am Ende aus.

Gute Vorbereitung und Steuerung des Prozesses ist ebenfalls wichtig, und man muss entweder die erforderlichen Kompetenzen im Haus haben, Kurse belegen oder externe Berater heranziehen. Es empfiehlt sich auch, ein Vorab-Audit durchzuführen, um zu überprüfen, ob alles funktioniert, bevor die eigentliche Zertifizierung erfolgt.

Und nicht zuletzt ist es sehr wichtig, bei der Zertifizierung die Mitarbeiter zu beteiligen, ihnen zuzuhören und ihnen die benötigte Unterstützung zu geben.

Über Hvide Sande Shipyard, Steel and Service
Hvide Sande Shipyard, Steel and Service baut, repariert und wartet Schiffe und fertigt auch spezialisierte Aluminium- und Stahlkonstruktionen. Dank seiner zentralen Lage in Bezug auf die Wind- und Offshore-Aktivitäten in der Nordsee hat das Unternehmen auch in diesem Bereich seine größten Kunden. Hvide Sande Shipyard, Steel and Service wurde in den 1950er Jahren gegründet und beschäftigt rund 160 Mitarbeiter.

Das Unternehmen nutzt D4InfoNet in seiner Stahlabteilung, die gemäß ISO 9001 für Qualitätsmanagement zertifiziert ist, EN-1090-1 für die Ausführung von Stahl- und Aluminiumkonstruktionen und ISO 3834-2-2015 für das Schmelzschweißen von metallischen Werkstoffen.

www.hvsa.dk

HEKA DENTAL A/S

EINE SYSTEM FÜR SOWOHL DAS DOKUMENTENMANAGEMENT ALS AUCH DIE VALIDIERUNG

Als Heka Dental A/S in eine neue digitale Plattform investieren sollte, fiel die Wahl auf D4InfoNet, da diese Software einfach und

benutzerfreundlich ist und zudem auch die Software von Heka Dental validieren kann. „Uns wurde ein gutes Angebot für eine Standardlösung unterbreitet, die genau unseren Vorstellungen entsprach“, berichtet Claus van der Goot, Verantwortlicher für die Qualitätssicherung.

Validering

WARUM BENÖTIGEN SIE DIE VALIDIERUNG?

Die dänischen Behörden verlangen die Erfüllung von EN/ISO 13485, der Norm zur Herstellung von Medizinprodukten. Wir sind verpflichtet, alles, was wir herstellen bzw. benutzen, zu prüfen, zu validieren und zu verifizieren – eben auch unsere Software.

Die Validierung ist aber auch unsere Garantie dafür, dass die Software ordnungsgemäß funktioniert. Damit haben wir keine mangelhaften Produkte und die Unterlagen sind immer korrekt. Zertifizierung und Validierung sind für uns aber mehr als nur die Erfüllung behördlicher Auflagen, sie bieten auch die Möglichkeit, unsere Arbeitsabläufe belastbarer zu gestalten. Mit anderen Worten nutzen wir dies auch dazu, die Arbeitsabläufe in unserem Unternehmen zu verbessern und weiterzuentwickeln.

 

WIE HABEN SIE DEN VALIDIERUNGSPROZESS ERLEBT?

Früher lagen alle Unterlagen als Word-Dokumente vor, die bei jeder Änderung – und davon gibt es bei uns viele – signiert werden mussten. Dies laufend zu überprüfen, war mit großem Arbeitsaufwand verbunden. Deswegen wollten wir eine digitale Lösung, die sowohl unseren Wunsch nach Dokumentenmanagement als auch unsere Forderung nach Validierung standardmäßig erfüllen konnte.

Als wir alles für die Validierung vorbereitet hatten, rief ich einfach bei D4 an. Daraufhin erhielt ich ein Prüfprotokoll und musste D4 nur Benutzernamen und Passwörter geben, damit sie auf unser System zugreifen konnten. Den Rest erledigte D4 und schickte mir schon nach ein paar Tagen einen Bericht.

Was die Validierung betrifft, ist das größte Problem, dass überall im Unternehmen viele verschiedene Excel-Dateien oder Programme verwendet werden, die natürlich alle validiert werden müssen. Die Mitarbeiter dürfen auch nicht dauernd geringfügige Änderungen am Programmcode vornehmen, die mit der Validierung kollidieren, da diese bei jeder Änderung wiederholt werden muss, was auf Dauer sehr kostenintensiv ist. Deswegen hatten wir uns für eine Standardlösung entschieden und sind wirklich begeistert davon. Sie erfüllt unsere Anforderungen hervorragend.

WAS SIND IHRER MEINUNG NACH DIE STÄRKEN VON D4INFONET?

Als wir den Markt untersuchten, fanden wir u. a. einige Systeme von US-Anbietern, die allerdings teuer waren. Außerdem war der Zeitunterschied für den Support zu kompliziert.

Wir entschieden uns letztendlich für D4InfoNet, da dies ein einfaches, benutzerfreundliches System ist, das unsere gesamte Software validieren kann. Uns wurde ein gutes Angebot für eine Standardlösung unterbreitet, die genau unseren Vorstellungen entsprach. D4 hat das System dann implementiert und die Validierung schnell und problemlos durchgeführt. Wichtig war uns auch, dass das Unternehmen bereits über Erfahrungen in unserer Branche verfügte.


WIE LAUTET IHR BESTER RAT, UM EINE GUTE VALIDIERUNG ZU GEWÄHRLEISTEN?

Man muss sicherstellen, dass die erworbenen digitalen Managementsysteme eine Validierungsfunktion enthalten, da das Unternehmen sonst ist die Validierung selbst durchführen muss. Das kostet Personal, Zeit und möglicherweise sogar  externe Berater.

 

Über Heka Dental A/S

Heka Dental A/S produziert seit 1965 Behandlungseinheiten für Zahnärzte in aller Welt. Das Familienunternehmen Heka Dental ist heute Marktführer in Skandinavien. Alle Produkte des Unternehmens zeichnen sich durch hohe Qualität, Design, Zuverlässigkeit und Ergonomie aus. Fertigung, Entwicklung und Verwaltung liegen alle in Dänemark, für Lieferung, Installation und Wartungsarbeiten ist das große Netz aus Vertragshändlern zuständig.

www.heka-dental.dk

VITREX MEDICAL A/S

“EINFACHE VALIDIERUNG MIT STANDARDPRÜFPROTOKOLL”

Bevor IT-Systeme und Software validiert werden können, muss ein Prüfprotokoll vorliegen. Vitrex Medical A/S verwendet hierfür die Standardversion von D4InfoNets. „Darin ist ausführlich beschrieben, was zu untersuchen und zu prüfen ist. Außerdem enthält es die zu erwartenden Ergebnisse. Dann muss man nur noch überprüfen, dass dem auch wirklich so ist“, meint Peter Jørgensen, Qualität- & Systemmanager bei Vitrex.

Certificering & Validering

WARUM WURDE D4INFONET VALIDIERT?

Als Hersteller von Medizinprodukten sind wir aufgrund von EU-Vorschriften verpflichtet, die Norm ISO 13485 zu erfüllen. Diese verlangt u. a. die Validierung von Software und IT-Ausrüstung, die für die Fertigung und das Qualitätsmanagement verwendet werden. Auf diese Weise können wir dokumentieren, dass alle unsere Arbeitsabläufe ordnungsgemäß funktionieren und wir Produkte ohne Mängel herstellen.

Eine unserer Produktionseinheiten liegt in den USA, wo die US-Gesundheitsbehörde FDA ebenfalls eine Validierung verlangt.

WIE HABEN SIE DEN VALIDIERUNGSPROZESS ERLEBT?

Das wichtigste für die Validierung ist ein Prüfprotokoll, anhand dessen die Systeme geprüft werden können. Wenn man nicht selbst über einen Fachmann in der IT-Abteilung verfügt, muss man sich in der Regel an einen externen Berater wenden. Wir hatten aber das Glück, dass wir das Standardprotokoll von D4InfoNet verwenden konnten.

Ein Teil der Validierung fand bei D4 statt, dass das System hostet und damit für den Server-Teil verantwortlich. Wir wiederum führten den anwenderspezifischen Teil durch, das war kein Problem. Das Prüfprotokoll von D4 beschreibt ausführlich, was zu untersuchen und zu prüfen ist. Außerdem enthält es die zu erwartenden Ergebnisse. Wir  mussten nur noch überprüfen, dass dem auch wirklich so ist.

WAS SIND IHRER MEINUNG NACH DIE STÄRKEN VON D4INFONET?

Wir benötigten für die letzte Validierung nur zwei Arbeitstage. Verglichen mit entsprechenden Systemen auf dem Markt war dies einfach und preiswert, u. a., weil wir dank des Standardprüfprotokolls und der einfachen Konfiguration keine externen Berater hinzuziehen mussten. Mit entscheidend für unsere Wahl von D4 war auch der gute Ruf des Unternehmens und der Bekanntheitsgrad in der Branche.

WIE LAUTET IHR BESTER RAT, UM EINE GUTE VALIDIERUNG ZU GEWÄHRLEISTEN?
Zunächst sollte man feststellen, ob eine Validierung im jeweiligen Fall auch wirklich eine Auflage der Behörden ist. Vielleicht ist sie gar nicht notwendig.

Außerdem sollte man eine genaue Risikobeurteilung der Fertigung durchführen und vor diesem Hintergrund festlegen, ob man ein Prüfprotokoll wie das von D4InfoNet benutzen kann oder doch besser einen externen Berater beauftragt. Warum das Rad neu erfinden, wenn es bereits ein vernünftiges Protokoll gibt.

„Entscheidend für unsere Wahl von D4InfoNet war auch der gute Ruf des Unternehmens und der Bekanntheitsgrad in der Branche.“

Über Vitrex Medical A/S
Vitrex entwickelt, produziert und vertreibt ein breites Spektrum an Einweg-Artikeln für Krankenhäuser und das übrige Gesundheitswesen. Zu den Produkten gehören Pipetten, Reagenzgläser und chirurgische Instrumente, die beispielsweise für die Diabetes-Therapie, intravenöse Therapien, Blutentnahmen und Operationen verwendet werden. Vitrex beliefert Märkte in aller Welt – Europa, die USA, Südamerika, Südostasien, den Nahen Osten, Afrika und Australien. Das 1967 gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Herlev, Dänemark.

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