ERFOLGSGESCHICHTEN

GLS Denmark

„Bei der Wahl des Systems haben wir Wert auf gute Suchfunktionen gelegt, die uns dabei helfen, das Benötigte jederzeit schnell zu finden. In D4InfoNet können Sie Keywords in die Dokumente einfügen, sodass diese unter den entsprechenden Suchergebnissen angezeigt werden; und sogar angehängte Dokumenten und PDF-Dateien werden durchsucht.“
– Susanne Norsgaard, Manager Network and Linehaul Operation

„D4InfoNet ist der Traum aller Qualitätsmanager, denn es kann alles.“

Ein zielgerichteter und systematischer Einsatz für Nachhaltigkeit, Sicherheit und Qualität trägt dazu bei, GLS unter den führenden Paketdienstleistern Europas zu platzieren. Das Unternehmen ist nach ISO und GDP zertifiziert, und in mehreren Ländern ist D4InfoNet die digitale Plattform, mit deren Hilfe die Qualitäts-, Kontroll- und Audit-Arbeit strukturiert und fest in die Abläufe integriert wird. Hier erfahren Sie mehr über die Wahl von D4InfoNet als Qualitätsmanagementsystem bei GLS Denmark. Der aktuelle Qualitätsmanager Ole Damsgaardnd die frühere Qualitätsmanagerin Susanne Norsgaard, jetzt Manager Network and Linehaul Operation), berichten:

Ole Damsgaard: „GLS ist ein globales Unternehmen und stellt länderübergreifend hohe Qualitätsanforderungen. Mit zunehmendem Wachstum sind einheitliche Verfahren noch wichtiger geworden. Die Kunden erwarten ja den gleichen Service und die gleiche Lieferung, egal von welchem Ort aus sie ihre Pakete versenden, und es besteht kein Zweifel daran, dass unsere systematische Arbeit zur Sicherstellung und kontinuierlichen Verbesserung der Qualität zum hohen Ansehen von GLS beiträgt. Das System sorgt für strukturierte und transparente Arbeitsabläufe. Wir verfügen über klar definierte Verfahren für Konsultationen und Genehmigungen im Zuge der Einführung neuer Prozesse, und wir können Dokumente zu Schulungszwecken versenden und nachverfolgen, ob die Mitarbeiter die Schulungen absolvieren. Wenn ein Dokument abläuft und aktualisiert werden muss, erhält der Redakteur automatisch eine Benachrichtigung, und das Versionsmanagement ist ebenfalls ein großes Plus. Ich sage gern, dass D4InfoNet der Traum aller Qualitätsmanager ist, weil es alles kann, was man sich im Bereich Qualitätsmanagement wünscht. Eine der größten Stärken ist das Standardmodell selbst, das so flexibel ist, dass es sich kontinuierlich exakt an die jeweiligen Anforderungen von GLS anpassen lässt.“

Eine gemeinsame Plattform

Susanne Norsgaard: „Wie viele andere Unternehmen sind auch wir in weiten Teilen ein Excel-Unternehmen. Wir verwenden Arbeitsblätter, versenden viele E-Mails und speichern Dateien in einem Ordnersystem auf dem gemeinsamen Laufwerk. Das funktioniert in einigen Bereichen gut – aber nicht, um Verfahren und Qualität im gesamten Unternehmen zu standardisieren. Bei der Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems geht es also darum, eine gemeinsame Plattform zu schaffen, auf der alle wichtigen Dokumente und Verfahren in einem System gespeichert sind, das für alle zugänglich ist.

Wir lassen keinen Zweifel daran, wie wir mit bestimmten Situationen umgehen müssen, denn wir haben die Abläufe auf einer Plattform beschrieben, zu der alle Zugang haben, und wenn neue Verfahren oder Informationen verfügbar sind, ist die Kommunikation mit allen in einer formalisierteren Weise einfacher möglich als per E-Mail.“

Die Suchfunktion ist entscheidend

Susanne Norsgaard: „Bei der Wahl des Systems haben wir Wert auf gute Suchfunktionen gelegt, die uns dabei helfen, das Benötigte jederzeit schnell zu finden. In D4InfoNet können Sie Keywords in die Dokumente einfügen, sodass diese unter den entsprechenden Suchergebnissen angezeigt werden; und sogar angehängte Dokumenten und PDF-Dateien werden durchsucht.“

Ole Damsgaard: „Ja, das ist wirklich gut für ein großes Unternehmen wie GLS, wo ein und dieselbe Sache ganz unterschiedliche Bezeichnungen haben kann. Indem wir alle Bezeichnungen als Keywords einfügen, stellen wir sicher, dass sämtliche relevanten Dokumente in das Suchergebnis aufgenommen werden. ”

„Ein gutes System entsteht nicht von allein“

Susanne Norsgaard: „Bei GLS Denmark haben wir viele in Zeitarbeit beschäftigte Mitarbeiter und Fahrer, die keinen Zugang zu einem PC haben und das System dementsprechend nicht nutzen, aber alle anderen Mitarbeiter und die Führungskräfte haben ausnahmslos Zugang. Alle können alles sehen – nur wenige Bereiche sind bestimmten Personen vorbehalten – und zurzeit haben wir über 700 registrierte Benutzer allein in Dänemark.

Es ist ein äußerst effizientes System, das alle Eventualitäten berücksichtigt. Wir haben uns viel Mühe gegeben, die Plattform zu einem Ort zu machen, der genutzt wird, u. a. indem wir so viel relevante Inhalte wie möglich erfassen. Ein gutes System kommt also nicht von allein, sondern man muss auch Ressourcen hierfür bereitstellen.“

Kontrolle über Feedback und Registrierungen

Ole Damsgaard: „Alle Benutzer können Feedback zu den einzelnen Dokumenten geben; dieses Feedback wird im System erfasst und Redakteure und Dokumentverantwortliche werden per E-Mail darüber informiert. Die Kommentare werden im Protokoll gespeichert; und wir können dann nachschauen, ob etwas geändert werden muss. Auch wenn wir Audits durchführen und auf etwas stoßen, das nicht genau beschrieben ist, registrieren wir dies sofort im selben System. Auf diese Weise haben wir die Kontrolle über die Informationen.

Ansonsten werden Abweichungen und Verbesserungsaufgaben usw. in D4InfoNet erfasst, wofür ein besonderes Formular entwickelt wurde. Das funktioniert perfekt für uns. Der Prozess wird elektronisch gesteuert, und wir können z. B. festlegen, welche Gruppen benachrichtigt werden müssen, beispielsweise bei Arbeitsunfällen oder unerwarteten Vorfällen.“

Standardmodule von GLS Denmark in D4InfoNet

- D4Handbooks – vollständig durchsuchbares Dokumentenmanagement und -handling
- D4Flow – interaktive visuelle Flowcharts, maßgeschneidert für GLS-Ablaufbeschreibungen
- D4Generic Forms – An die Abläufe von GLS angepasste elektronische Formulare
- D4HR – Überblick über die Mitarbeiter von GLS Denmark, u. a. mit grafischer Darstellung der Profiltypen

GLS Denmark ist eine Tochtergesellschaft der GLS Group. Mit über 240.000 Kunden in 40 Ländern gehört GLS zu den führenden Paketdienstleistern in Europa. Der Konzern hat außerdem Tochtergesellschaften in Kanada und an der Westküste der USA.

GLS besteht aus rund 70 zentralen und regionalen Verteilzentren, 1.400 Depots mit 28.000 Last-Mile-Zustellfahrzeugen und 4.000 Line Hauls sowie 19.000 Mitarbeitern. Davon arbeiten über 2400 Beschäftigte in Dänemark.

Zertifizierungen: ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement) sowie GDP (Good Distribution Practice), die Bestimmungen für den Transport von Arzneimitteln einschließlich Medikamenten festlegt.

www.gls.dk

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