ERFOLGSGESCHICHTEN

Dänische Behörde für
Patientensicherheit

„Während der Covid-19-Krise hat uns D4InfoNet wirklich sehr geholfen. Wir konnten schnell einen speziellen Bereich auf der Website für den Umgang mit Covid-19 einrichten, und alle konnten unsere richtunggebenden Dokumente schnell finden. Dies ließ sich schnell und unkompliziert realisieren, was eine große Unterstützung bei der Anpassung unserer Prozesse war“, erklärt Henrik Kousholt, Qualitätsmanager der dänischen Behörde.

Wir wollten ein benutzerfreundliches
System – und wir haben es bekommen

Wenn die dänische Behörde für Patientensicherheit Entscheidungen trifft, können diese von großer Bedeutung für Gesundheitsdienstleister und Gesundheitsorganisationen im dänischen Gesundheitswesen sein. „Deshalb ist es entscheidend für uns, die internen Prozesse im Blick zu haben und die Qualität und Einheitlichkeit der Sachbearbeitung im gesamten Unternehmen sicherzustellen“, sagt Henrik Kousholt, Qualitätsmanager der dänischen Behörde.

„D4InfoNet ist ein praktisches Instrument in unserem Qualitätsmanagement. Das System enthält Richtlinien, Vorgaben, Anweisungen und Abläufe für unsere Tätigkeit. Wir verbringen viel Zeit mit der Gestaltung von Arbeitsabläufen für verschiedene Sachverhalte. Derzeit haben wir eine Umgebung mit rund 200 Arbeitsabläufen, die jeweils genau erklären, wie ein konkreter Vorgang durchgeführt werden soll und welche Prozesse darin enthalten sind. Gleichzeitig können wir die zugrunde liegenden Richtlinien und Anweisungen, Websites, Videos, Gesetze usw. verlinken.“

Warum wir die Druckschaltfläche entfernt haben

„Wir sind nicht nach ISO zertifiziert und planen dies derzeit auch nicht, aber wir halten uns an die in den Normen festgelegten Prinzipien. Dabei unterstützt uns D4InfoNet.

Der nächste Schritt, der bei uns ansteht, ist die Durchführung interner Audits, damit wir – ausgehend von konkreten Fällen – sehen können, ob wir die beschriebenen Arbeitsabläufe einhalten und die Qualitätssicherung in allen Phasen des Prozesses gewährleisten. Dies planen wir im Hinblick auf Schulungen, Feedback und Qualitätsentwicklung ausgehend von den Zielen und der Qualitätspolitik der Geschäftsleitung. Bei uns bestehen keinerlei Zweifel, welchen Status ein Dokument hat. Alle wissen, dass die neueste Version in D4InfoNet immer die neueste vom Management freigegebene Version ist. Die Mitarbeiter können außerdem sehen, wer das Dokument freigegeben hat, wann es zuletzt bearbeitet wurde und welche Änderungen am Dokument im Vergleich mit früheren Versionen vorgenommen wurden. Aus diesem Grund haben wir es gewagt, die Druckschaltfläche aus dem System zu entfernen. Wir möchten nicht, dass Dokumente ausgedruckt werden, weil wir befürchten, dass dann veraltete Richtlinien auf den Schreibtischen liegen.“

Benutzerfreundlichkeit ganz oben auf der Liste

„Wir legen großen Wert darauf, dass das System leicht verwendbar und zugänglich ist. Als wir unsere Anforderungen formulierten, stand „Benutzerfreundlichkeit“ ganz oben auf der Liste und D4InfoNet konnte diese Anforderung uneingeschränkt erfüllen. Die Verwendung ist für die Mitarbeiter einfach, und als Redakteur und Administrator benötigt man lediglich durchschnittliche IT-Kompetenzen.

Wir haben D4InfoNet auf der Grundlage unserer Gestaltungsrichtlinie grafisch und visuell angepasst, damit Wiedererkennung und eine einfache Navigation gewährleistet sind. Außerdem möchten wir es allen so einfach wie möglich machen, das zu finden, was sie brauchen. Die eher strukturiert ausgerichteten Benutzer können Dokumente anhand der Handbuchgliederung mit Kapiteln und Unterkapiteln schnell finden, während stärker visuell orientierte Benutzer sich intuitiv durch Felder und Abläufe klicken, um Richtlinien und Anweisungen zu finden. Darüber hinaus lässt sich das richtige Dokument auch problemlos mit der Suchfunktion finden.

Des Weiteren haben wir in unseren Abläufen deutlich gekennzeichnet, welche Teile des Prozesses einen bestimmten Fachbereich betreffen. So können sich beispielsweise Juristen, Büromitarbeiter oder medizinische Fachkräfte problemlos in den Arbeitsabläufen zurechtfinden und die für sie relevanten Aufgaben und Prozesse anzeigen lassen.

Darüber hinaus gibt es Kurzanleitungen für Führungskräfte, Redakteure und Standardbenutzer. Für einige von ihnen haben wir kleine Hilfevideos erstellt, die in etwa einer Minute zeigen, wie man beispielsweise in einem Arbeitsablauf sucht, sich zurechtfindet oder welche Schritte erforderlich sind, wenn man etwas zur Freigabe erhält.“

Auch im Notfall immer erreichbar

„Wir haben uns dafür entschieden, das System bei D4 zu hosten, sodass der Zugriff auf D4InfoNet mit allen unseren Richtlinien, Anweisungen und Flows von jedem Ort aus möglich ist. Dies ist praktisch, wenn beispielsweise unser Bereitschaftsdienst zu einem Kriseneinsatz ausrückt und schnellen Zugang zu einem Verfahren oder einer Anleitung in D4InfoNet benötigt. Falls wir keinen Internetzugang haben, können wir die D4App verwenden, die den Zugriff im Offline-Modus ermöglicht.“

Die dänische Behörde für Patientensicherheit überwacht autorisierte Gesundheitsdienstleister und Organisationen im dänischen Gesundheitswesen. Die Behörde erteilt u. a. Genehmigungen und bietet Beratung z. B. zu ansteckenden Krankheiten. Darüber hinaus sammelt und vermittelt sie Informationen über Patientensicherheit, beispielsweise mithilfe der Patientensicherheitsdatenbank (DPSD). Die Behörde gehört zum dänischen Gesundheits- und Seniorenmisterium und hat ca. 330 Mitarbeiter, die in Kopenhagen, Randers und Kolding sowie auf den Färöer Inseln tätig sind.

www.stps.dk